Представьте, что вы руководитель проекта в IT-компании. Ваш ключевой клиент сообщает, что нашел серьёзную ошибку в програме, которую представит завтра на крупной конференции. Это важная и срочная задача, которая требует немедленного реагирования.
Более современный вариант — создать электронную таблицу в Excel, Numbers или Google Sheets. Выполните последовательно эти три шага, чтобы применить матрицу в работе. Матрица Эйзенхауэра — это мощный инструмент в менеджменте. Часто сотрудники и руководители сталкиваются с сильным стрессом из-за срочных дел. Используя матрицу Эйзенхауэра, вы берете ситуацию в свои руки. Эффективное управление обязанностями четвертого квадранта позволяет вам сосредоточиться на более значимых и приносящих результаты делах.
Цель В Квадрате: Что Такое Матрица Эйзенхауэра И Как Применять Ее В Тайм-менеджменте
Подробнее о том, как использовать этот инструмент в работе и в личных делах, читайте в этой статье. Эти задачи отнимают время и снижают эффективность, но не помогают приблизиться к цели. Обычно их можно делегировать другому и сосредоточиться на более важных делах.
В течение дня вы постоянно получаете срочные просьбы от коллег помочь с мелкими вопросами, которые не связаны напрямую с вашими ключевыми проектами. Задачи второй группы не требуют моментального выполнения, но играют важную роль в достижении стратегических планов. Они зачастую связаны с планированием, развитием и улучшением процессов.
Увлечение делами из этого квадранта является прямым признаком прокрастинации и неэффективного использования рабочего времени. В каждую из них вписывайте задачи из вашего списка. Это как ежедневник, только еще и помогает сортировать дела по важности и срочности.
Например, если вы работаете удаленно и хорошо планируете свое время, или ваша работа не требует постоянного реагирования на срочные дела. В таких случаях вместо срочности в квадрант А можно включать задачи с дедлайнами или те, которые вы обещали сделать другим людям. Это поможет сохранить баланс между работой и личной жизнью.
Несколько Примеров
Чаще всего такой подход не бьется с ценностями о здоровье или развитии карьеры. В разделе «Статистика» можно найти сводную информацию по задачам из каждой очереди. Также есть учёт временных затрат — функцию можно использовать, например, для расчёта почасовой оплаты сотрудников.
- Помните, что ключ к успешному применению матрицы Эйзенхауэра заключается в осознании важности задач и умении управлять срочностью.
- Из общего потока нужно выделить самые важные и срочные задачи, чтобы выполнить их в первую очередь.
- Например, организуйте регулярные встречи с теми, кто вас часто прерывает и решите все их проблемы сразу.
- У каждого пользователя есть личная доска для отслеживания задач, с которыми он связан.
- После такого обучения вы будете уверены, что сотрудники правильно расставляют приоритеты.
С ее помощью легко создать список дел и сосредоточиться на том, что действительно нужно делать прямо сейчас. Это упрощает планирование и помогает избегать занятий, которые забирают время, но не приносят пользы. В статье рассказываем, как она помогает распределять срочные и важные задачи и как ее построить. Несмотря на то, что у дел в этом квадрате Матрицы Эйзенхауэра низкие приоритеты, не стоит полностью от них отказываться. Каждому человеку нужен отдых и возможность переключаться, чтобы работать продуктивно. Важно не только «тушить» их вовремя, но и регулярно заниматься профилактикой, чтобы как можно меньше дел попадали в список горящих.
Чаще всего это задачи, которые мы по какой-то причине долго откладывали до наступления дедлайна, или внезапные форс-мажоры, чрезвычайные происшествия. Если задачи пересекаются по дедлайнам, их можно делить внутри ячеек. Можно менять статус задач и переносить их из одной ячейки в другую. Например, если текущая задача не была выполнена вовремя, её можно перенести в квадрат A. Также стоит уделять внимание отдыху — если вы выгорели и чувствуете, что работать больше не в состоянии, «отдых на 3 дня» стоит переместить из ячейки D в ячейку A.
Кому Не Подходит Матрица Эйзенхауэра
Срочные, но не важные задачи мешают вам достичь своих целей. Спросите себя, можете ли вы перенести их или делегировать. Человек испытывает страх перед проблемами и воспринимает важной ту задачу, где есть потенциальные проблемы или плохие последствия. Хотя на самом деле задача может и не быть важной и срочной.
Компетентное управление задачами из третьего квадранта освобождает время и ресурсы для приоритетных дел, снижает отвлечения и повышает общую эффективность. Регулярно выделяйте время в своём расписании для работы над важными, но несрочными задачами. Включайте их в еженедельные и ежемесячные планы, чтобы гарантировать их выполнение. Регулярная работа в данном секторе закладывает основы для будущего процветания организации и карьерного роста специалистов. Это важно, чтобы правильно расставлять ваши приоритеты.
Управление своим временем (тайм-менеджмент) – это методика организации рабочих и личных процессов с целью планирования и экономии времени и ресурсов. Матрица Эйзенхауэра – это техника управления временем, которая позволяет разделить все задачи на важные и неважные, на срочные и несрочные. Это возможность перейти от бесконечных дел к грамотному использованию времени. Множество людей ежедневно «тонут» в большом количестве дел и испытывают трудности с приоритизацией задач.
Внешне всё выглядит просто — достаточно сформировать список задач и ответить на два вопроса о каждой из них. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора.
Матрица из ежедневника может выглядеть так, как на картинке ниже. Чаще всего создателем метода называют Стивена Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей». Часто этот квадрат заполняется тяжелее всего, так как долгосрочные последствия могут быть неочевидными, равно как и цели, и ценности, которым он должен отвечать. При этом квадрат В — самый главный, именно он определяет наше дальнейшее развитие. На доске можно передвигать задачи, если изменился их статус, и ранжировать их по приоритетности. У сервиса есть бесплатная версия — её вполне достаточно для начала работы.
Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает вас к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью. Иногда уместно вежливо сказать “нет” или побудить их решить проблему самостоятельно. Может, вы намерены работать только на перспективу — с квадратом «Важное и несрочное»? Заманчиво, но каждое срочное дело — важное и неважное — обломает вам это восхождение к вершине.
Почему Матрица Эйзенхауэра Важна В Бизнесе
Если вы работаете в команде, для постановки задач можно использовать специальные сервисы. Строить матрицу в них не очень удобно, зато можно присваивать задачам статусы и отслеживать ход их выполнения. Техника помогает быстро рассортировать дела из списка, даже если их много.
Как Использовать Матрицу: 3 Стратегии
Если хотите знать, как расставлять приоритеты в матрице Эйзенхауэра, нужно помнить о классическом выборе людей, бережно относящихся к своему времени. Как показывает практика, матрица эйзенхауэра они сначала выбирают квадрат В, в котором расположены важные, но несрочные дела. В силу того, что это не экстренные задачи, работа над ними идет не в авральном режиме.
Если вы уже пользуетесь Мегапланом, работать по матрице Эйзенхауэра удобно через планировщик задач. Для этого достаточно каждое из планируемых дел отнести к одной из четырех категорий. Все параметры матрицы Эйзенхауэра можно отобразить в виде статусов. Таким образом, все составляющие матрицы Эйзенхауэра будут присутствовать в планировщике. Как показывает одно из исследований, использование приемов тайм-менеджмента способствует усилению субъективного чувства контроля над собственным временем.
Пример Шаблона Матрицы Эйзенхауэра
Она сосредотачивается на срочных и важных делах, поэтому часто может приводить к выгоранию или прокрастинации от количества срочных и важных задач. Здесь дело выбирается на основе его актуальности в данный момент. Этот подход требует гибкости и способности быстро оценивать ситуацию, чтобы определить, какая задача наиболее уместна для выполнения в текущий момент. Это универсальный метод, но он требует от человека навыка быстро переключаться между задачами и принимать решения на основе текущих обстоятельств. Для некоторых людей квадрант 1 будет пустым, и это нормально.
Лучшие IT курсы онлайн в академии https://deveducation.com/ . Изучи новую высокооплачиваемую профессию прямо сейчас!